Tentang SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA (Human Resource Informasi Systems)

"TUGAS"

Carilah tentang Human Resource Informasi Systems

-Buatlah definisi, fungsi, karakteristik, sumber, komponen dan contohnya.

-Tulis tangan di kertas double folio.

-Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

1.        Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna untuk pengambilan keputusan.

2.        Fungsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1.    Perengkrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan dan mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2.    Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3.    Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

4.    Penghentian dan Admistrasi Tunjangan

Selama pegawai diperkerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

5.    Perencanaan Karir (Career Planning)

Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi.

6.    Hubungan Karyawan (Employee Relations)

Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan.

7.    Manajemen Pemisahan (Separation Management)

Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8.    Adimistrasi Personalia (Personnel Administration)

Berfungsi mendukung terlaksananya fungsi SDM yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

3.        Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1.    Tepat waktu

Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukan dengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktu yang layak dan tepat waktu.

2.    Akurat

Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkat akurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

3.    Ringkas

Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

4.    Relevan

Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

5.    Lengkap

Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

4.        Sumber-Sumber Informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1.    Blangko-blangko lamaran

Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan.

2.    Evaluasi-evaluasi penting

Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensi pertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang penting untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi

3.    Maklumat-maklumat perubahan personalia

Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia diminta melengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4.    Tindakan-tindakan pendisiplinan

Informasi yang bersangkut-paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk melaporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5.    Daftar gaji

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gaji setiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan.

5.        Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

1.    Fungsi Masukan

Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia. Fungsi ini mengumpulkan data, seperti : siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses.

2.    Fungsi Pemrosesan

Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi. Fungsi pemeliharaan data baru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada.

3.    Fungsi Keluaran

Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.

6.        Contoh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

     Contohnya adalah :

1.    Penelitian Suksesi (succession study).

2.    Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).

3.    Penelitian keluhan (grievance studies)

Contoh lainnya : Dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki PT. XXX menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem manual. Oleh karena itu sering dihadapi masalah yang ditimbulkan karenanya. Untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem manual tersebut perlu dibuat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis komputer sehingga pengelolaan data dan pembuatan informasi sumber daya manusia dapat dilakukan dengan lebih baik. Pada penelitian ini akan difokuskan pada tiga kegiatan manajemen sumber daya manusia yaitu tentang penarikan eksternal ( external recruitment ), seleksi ( selection ) dan pengembangan ( development ) karyawan. Untuk mengalisa sistem yang akan dikembangkan digunakan Data Flow Diagram (DFD) sehingga memudahkan dalam  menguraikan  permasalahan. Dari analisa tersebut diharapkan dapat menghasilkan sebuah model  sistem informasi baru yang lebih baik dari sistem  sebelumnya, sehingga dapat memberikan manfaat bagi kinerja manajer sumber daya manusia. Metode pengembangan sistem baru menggunakan model prototype yaitu proses pembuatan model perangkat lunak yang akan dibuat tanpa menyertakan rincian pemasukan data, proses dan keluaran yang diperlukan. Tahap-tahap yang digunakan dalam pengembangan sistem ini antara lain : tahap pengumpulan kebutuhan, tahap analisa, tahap perancangan dan tahap implementasi. Hal tersebut pada akhirnya dihasilkan sebuah model  sistem informasi yang akan digunakan untuk merancang sistem.