Pimpinan adalah sebuah
jabatan atau istilah panggilan pemegang kekuasaan dalam suatu kelompok
organisasi formal maupun nonformal bagi para anggota terpimpin.
Herbert T. mengemukakan
bahwa “Komunikasi adalah proses mentrasfer pengetahuan atau makna untuk
mencapai tujuan tertentu.”
A.
Pentingnya Komunikasi
Masalah komunikasi ini
adalah inherent (melekat) terhadap kebutuhan manusia. Rasanya
tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang
lain. Semikian pula halnya pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi
merupakan sumber kehidupannya. Seperti dinyatakan, komunikasi merupakan “Darah
sebagai sumber kehidupan” bagi setiap organisasi dan merupakan kunci sukses
dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang. Dikatakannya bahwa
komunikasi ini sangat penting, sehingga bila tidak ada komunikasi maka
organisasi itu tidak akan berfungsi. Adapun bentuk organisasi itu,
sosial, bisnis, profit atau non profit selalu ada komunikasi antara individu di
dalamnya dan antar organisasi saling menukar informasi, ide, rencana, usul,
koordinasi untuk membuat keputusan.
Jalur komunikasi internal
yaitu komunikasi di dalam organisasi, sangat penting untuk kelancaran jalannya
roda organisasi. Komunikasi internal dapat memotivasi para pegawai di
dalam organisasi agar bekerja lebih efisien. Mereka memerlukan informasi
yang tepat, menerima kejelasan tugas dan pengarahan dan mereka juga memerlukan
kejelasan tujuan organisasi, prosedur, dan penyelesaian masalah.
Sedangkan komunikasi
eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang lain di luar
organisasi, seperrti relasi, langganan, konsumen atau dengan masyarakat pada
umumnya. Komunikasi eksternal ini mempunyai daya jangkau jarak jauh, yang
akan membentuk good will (nama baik), dan membentuk imajinasi reputasi
baik dihat masyarakat. Reputasi bagi sebuah organisasi dapat berbentuk
dengan mengadakan komunikasi secara terus menerus dengan masyarakat, melalui
berbagai cara dan kegiatan, seperti promosi di berbagai media, menyebarkan pamphlet
dan sebagainya.
B.
Unsur-Unsur Dalam Komunikasi
1. Komunikator (pengirim berita) : Sebagai pengirim berita atau pesan,
komunikator harus berusaha mengemukakan hal-hal yang terkandung dalam
pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita, sehingga komunikan
mudah dan cepat untuk memahami dan menaggapinya.
2. Menyampaikan berita : Dalam menyampaikan berita atau pesan, komunikator harus memperhatikan
dengan siapa atau kepada siapa pesan itu disampaikan. Penyampaian berita atau
pesan sudah harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman pihak
penerima berita.
3. Berita-berita yang disampaikna : Isi berita atau pesan harus jelas, sehingga apa yang dimaksud oleh pengirim berita
dapat diterima oleh pihak penerima berita. Berita atau pesan dapat disampaikan
dalam berbagai bentuk, seperti perintah, permintaan, pendapat, saran atau usul, dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan/gambar/kode
dan lain-lain.
4. Komunikan (penerima berita) : Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator.
Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti
isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga
memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah
diterima dan dimengerti secara sempurna.
5. Efek (reaksi atau tanggapan) : Efek atau tanggapan yang diberikan oleh pihak
penerima berita disebut respon atau umpan balik. Dengan adanya tanggapan dari
pihak penerima berita maka komunikator akan dapat mengetahui apakah berita yang
dikirim tersebut sampai dan dimengerti atau tidak oleh pihak komunikan. Dengan
adanya respon atau feed back dari pihak komunikan maka akan
terjadi proses komunikasi dua arah yang dikenal dengan sebutan “two
wayscommunication.”
C.
Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi
1.
Strategi Menciptakan
Komunikasi Yang Efektif Antar Anggota
Komunikasi yang baik
tentunya didukung oleh hubungan sosial yang baik, menurut Dale Carniage,
dalam bukunya Bagaimana Mencari Kawan dan Mempengaruhi Orang lain, menyatakan
bahwa tak seorang pun yang suka diperintah, penggunaan bahasa tentunya
mempengaruhi komunikasi nonverbal antara hubungan manusia, penggunaan
pertanyaan lebih baik daripada perintah, memberikan kesempatan kepada orang
lain untuk mengerjakan sendiri segala sesuatunya dan membiarkan mereka
melakukan pekerjaannya dengan belajar dari kesalahan membuat orang mudah
memperbaiki kesalahannya. Teknik seperti itu mampu menyelamatkan rasa bangga
seseorang dan memberinya perasaan penting, dan cara itu mendorong semangat
kerja sama dan kreativitas setiap individu. Dengan mengajukan pertanyaan, bukan
perintah langsung, memberikan rasa keterbukaan antar anggota atau ketua dengan
anggota yang saling menghargai sebagai rekan kerja bukan sebagai atasan atau
bawahan.
Di dalam komunikasi
yang efektif ada sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan
yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan bagian dalam
kita berkomunikasi dengan orang lain. Setiap manusia ingin dihargai dan
dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang,
lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika
kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan
menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang
akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara
keseluruhan sebagai sebuah tim atau organisasi.
Hal selanjutnya yang
perlu diperhatikan adalah audible, bagaimana seseorang mampu
mendengarkan pesan yang disampaikan dan dapat dimengerti, apabila empati adalah
seseorang harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik
dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat
diterima oleh penerima pesan. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa
pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima
pesan. Dalam suatu organisasi tentunya banyak informsi yang perlu disampaikan
maka dengan menggunakan berbagai media, seperti media elektronik akan membantu
efektifitas komunikasi.
Kejelasan atau clarity
dalam memberikan informasi tentunya sangat mempengaruh efektifitas berjalannya
komunikasi. Ketika suatu informasi disampaikan tidak jelas maka akan
menimbulkan berbagai macam penafsiran, atau mungkin akan salah ditafsirkan,
dimana ketika seseorang salah menafsirkan informasi disebabkan informasi yang
tidak jelas, tentunya akan menghambat jalannya program kerja organisasi
tersebut, atau dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Dalam berkomunikasi
kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau
disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima
pesan atau anggota organisasi. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap
saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme
anggota organisasi.
Untuk membangun
komunikasi yang efektif diperlukan rasa rendah hati (humble), sikap ini
merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa
menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita
miliki. Yang pada intinya antara lain, sikap yang penuh melayani (dalam bahasa
pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan
menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui
kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta
mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Apabila setiap anggota organisasi
memiliki sikap kerendahan hati, maka pribadinya akan menjadi komunikator yang
baik, dimana ia mau mendengar, menghargai, dan menerima kritik. Seorang
pemimpin tentunya harus memiliki kerendahan hati, tanpa menggunakan segala
kewenangannya atau bersikap egois. Pemimpin yang rendah hati akan menjadi
tauladan yang baik bagi para anggotanya. Apabila seorang pemimpin menjadi
tauladan bagi anggotanya, maka setiap anggota akan merasa dihargai oleh
pemimpinnya, dengan begitu komunikasi antara anggota dengan ketua akan lebih
terbuka.
Komunikasi yang efektif
didukung oleh ketepatan waktu setiap anggota organisasi dalam menjalankan
komunikasi tersebut. Seperti dalam rapat, ketepatan waktu dalam kehadiran
setiap anggota akan membantu efektifitas komunikasi. Dalam penerapannya masih
banyak anggota yang tidak tepat waktu dalam menghadiri rapat. Maka dengan
memberikan reward dan punishment akan membantu meningkatkan
kesadaran anggota untuk lebih memperhatikan waktu. Reward merupakan
salah satu alat untuk peningkatan motivasi para anggota organisasi. Cara ini
bisa meng-asosiasi-kan perbuatan dan kelakuan seseorang dengan perasaan
bahagia, senang, dan biasanya akan membuat mereka melakukan suatu perbuatan
yang baik secara berulang-ulang. Selain motivasi, reward juga bertujuan
agar seseorang menjadi giat lagi usahanya untuk memperbaiki atau meningkatkan
prestasi yang telah dapat dicapainya. Sebaliknya punshiment dapat
diartikan sebagai hukuman atau sanksi. Jika reward merupakan bentuk
doronngan yang positif, maka punishment sebagai bentuk dorongan yang
negatif, tetapi kalau diberikan secara tepat dan bijak bisa menjadi alat
motivasi.
2. Strategi Menciptakan Keterbukaan Antar Anggota Organisasi
Organisasi dapat
berkembang ketika setiap anggotanya memiliki sikap terbuka antar satu sama
lain. Keterbukaan antar anggota organisasi dapat membantu dalam memecahkan
masalah-masalah pada organisasi tersebut. Iklim komunikasi yang penuh
persaudaraan mendorong para anggota organisasi berkomunikasi secara terbuka,
rileks dan ramah-tamah dengan anggota yang lain. Sedangkan iklim yang negative
menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi secara terbuka. Iklim dapat
ditandai dengan gabungan-gabungan yang berberda dari pengaruh komunikasi,
seperti perasaan acuh tak acuh, keikutsertaan, bermusuhan, bertahan, pemikiran
positif dan negative beberapa hal tersebut memberikan pengaruh terhadap iklim
komunikasi. Iklim komunikasi yang positive tentunya membantu para anggota untuk
terbuka satu sama lainnya dalam menyampaikan segala masalah baik itu menyangkut
masalah organsisai, atau pribadi. Sebaliknya iklim negative akan membuat
ketidaknyamanan para anggota organisasi untuk saling terbuka dalam menyampaikan
masalah organisasi atau masalah pribadi.
Watak anggota
organisasi yang berbeda-beda tentunya mempengaruhi komunikasi dalam organiasi
tersebut. Orang yang cenderung verbal dia akan mengutarakan segala masalahnya
terhadap rekan kerja atau anggota organisasi, sebaliknya orang yang nonverbal,
dia tidak mudah untuk menyampaikan masalahnya baik masalah organisasi atau masalah
pribadinya, maka sikap saling pengertian antar anggota sangat diperlukan,
dimana anggota yang condong berkomunikasi verbal lebih aktif dalam
mengkomunikasikan masalahnya dan melakukan pendekatan secara pribadi kepada
anggota yang berkomunikasi secara nonverbal tanpa harus menunggu orang tersebut
mengutarakan masalahnya.
