PROSES BISNIS Dalam Perpustakaan STMIK Indonesia dan INOVASI di Bidang IT/IS

Perhatikan sistem perpustakaan STMIK Indonesia. Identifikasi langkah dalam proses peminjaman buku.

a.      Uraikan dan jelaskan proses bisnis dalam perpustakaan STMIK Indonesia.

• Mahasiswa yang ingin meminjam buku, datang langsung ke perpustakaan.
• Lalu, memilih buku yang ingin dipinjam.
• Buku tersebut diberikan kepada pegawai perpustakaan sambil menunjukkan kartu perpustakaan sebagai syarat meminjam buku.
• Jika mahasiswa tidak mempunyai kartu perpustakaan, mahasiswa boleh meninggalkan KTP-nya sebagai jaminan.
• Buku yang dipinjam hanya boleh sampai satu minggu. Jika lebih dari itu, mahasiswa didenda Rp. 500 / hari.

b.      Informasi apa yang mengalir diantara kegiatan tersebut?

• Judul buku yang dipinjam?
• Siapa yang meminjam buku?
• Waktu peminjaman dan pengembalian buku?

c.       Apakah sistem saat ini masih harus ditingkatkan?

• Masih. Misalnya dalam daftar hadir perpustakaan. Yang sekarang masih manual, bisa dikembangkan dengan menggunakan suatu program. Dimana program ini bisa menampilkan persentase kunjungan mahasiswa ke perpustakaan setiap harinya. Dari hasil persentase ini, pihak kampus bisa melihat minat baca dari mahasiswa STMIK Indonesia.
• Dalam segi keamanan barang bawaan mahasiswa yang berkunjung ke perpustakaan. Yang sekarang, setiap mahasiswa bisa meletakkan tasnya begitu saja di rak yang kosong, tanpa ada jaminan apapun tas itu masih tetap disana sampai mahasiswa ingin mengambilnya. Mungkin pihak perpustakaan bisa mengganti rak tersebut dengan loker. Dengan begitu mahasiswa bisa meninggalkan barang bawaannya dengan aman, jika sudah menguncinya. Sehingga mahasiswa bisa berlama-lama membaca buku di perpustakaan tanpa mengkhawatirkan barang yang dititipkan di loker itu.
• Dan yang paling penting, pihak perpustakaan harus menambahkan satu rak buku lagi, khusus untuk buku yang baru selesai dibaca mahasiswa atau buku yang baru saja dipinjam mahasiwa, sehingga pihak perpustakaan bisa mengetahui buku apa saja yang paling banyak diminati oleh mahasiswa STMIK Indonesia.

d.      Apa saja kelemahan dari alur peminjaman buku saat ini dan bagaimana solusinya? Uraikan solusi yang Anda tawarkan secara detail.

Menurut kelompok kami tidak ada. Karena proses peminjaman buku saat ini sudah cukup cepat dan sudah terkomputerasi.

e.       Apa keuntungan bagi perpustakaan STMIK Indonesia jika kinerja sistemnya ditingkatkan?

Perpustakaan STMIK bisa mengetahui minat baca mahasiswa. Dengan adanya loker di perpustakaan, keamanan pengunjung perpustakaan akan terjaga sehingga mahasiswa yang datang ke perpustakaan tidak was-was dengan barangnya sehingga mereka bisa berlama-lama membaca buku di perpustakaan tanpa perlu khawatir barang yang ditinggalkan.

Inovasi merupakan kunci kesuksesan bisnis saat ini. Apabila STMIK Indonesia meminta  ide inovasi di bidang IT/IS dari Anda, inovasi seperti apa yang akan Anda tawarkan? Jelaskan secara detail.

-LIFT.

Lift adalah angkutan transportasi vertikal yang digunakan untuk mengangkut orang atau barang.

STMIK Indonesia mempunyai 4 lantai. Jika adanya lift, akan mempermudah mahasiswa untuk sampai ke kelas yang dituju dengan lebih cepat. Misalnya, mahasiswa ingin ke lantai 4, mahasiswa tidak perlu menaiki tangga dengan susah payah. Begitu pun dengan dosen yang mengajar di lantai 4. Misalnya, ada seorang dosen wanita yang hamil, ia harus mengajar di lantai 3 atau 4, tentu saja susah baginya untuk menaiki tangga. Dengan adanya lift, mahasiswa/dosen akan lebih terbantu untuk sampai ke kelas dengan cepat.

-Vending Machine (Soft drink)

Vending Machine merupakan mesin penjual otomatis, misalnya minuman ringan.

Pihak kampus bisa meletakkan mesin ini satu buah di setiap lantai sehinga mahasiswa atau dosen yang merasa haus, tidak perlu jauh-jauh ke warung untuk membeli minuman. Cukup dengan memasukkan uang ke mesin, minuman yang dipilih bisa keluar dengan sendirinya.

Berikut cara menggunakan mesin minuman:

• Masukan uang ke mesin minuman, pokonya ada lubang khusus buat uang.
• Langkah selanjutnya, "Pilih minuman". Minuman tersedia jika tanda bulat merah menyala, dan jika tanda silang merah menyala berarti minuman tidak tersedia. Sebelumnya tanda bulat merah dan tanda silang merah tidak akan menyala jika uang belum dimasukkan ke mesin minuman. Selanjutnya misalkan anda ingin memilih minuman fruit tea berarti tinggal menekan tombol bulat merah yang berada di bawah fruit tea.
• Langkah berikutnya, "Ambil minuman". Setelah menekan tombol bulat, minuman akan keluar dan Anda bisa mengambilnya.

Hubungan PENGEMBANGAN SISTEM BERORIENTASI OBJEK Dengan UML

1.        Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengembangan sistem berorientasi objek dan apa hubungannya dengan UML?

Pengembangan berorientasi objek yaitu cara berpikir baru tentang perangkat lunak berdasarkan abstraksi yang terdapat dalam dunia nyata. Dalam konteks pengembangan menunjuk pada bagian awal dari siklus hidup pengembangan sistem, yaitu survei, analis, desain, implementasi dan pemeliharaan sistem.

Hubungan sistem berorientasi objek dengan UML : UML itu sebagai salah satu alat bantu yang sangat handal dalam bidang pengembangan sistem berorientasi objek karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembang sistem membuat blue print atas visinya dalam bentuk yang baku.

2.        Jelaskan 3 teknik/konsep dalam OOA/OO?

a.      Pemodulan (Encapsulation)

Encapsulation merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program terhadap data yang diproses. Data dan prosedur atau fungsi dikemas bersama-sama dalam suatu objek, sehingga prosedur atau fungsi lain dari luar tidak dapat mengaksesnya. Dan data terlindung dari prosedur atau objek lain, kecuali prosedur yang berada dalam objek itu sendiri.

b.      Penurunan (Inheritance)

Inheritance adalah teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi  data/atribut  dan metode dari induknya langsung. Atribut dan metode dari objek dari objek induk diturunkan kepada anak objek, demikian seterusnya.

c.       Polymorphism

Polymorphism merupakan konsep yang menyatakan bahwa sesuatu yang sama dapat mempunyai bentuk dan perilaku berbeda.

3.        Jelaskan 3 elemen utama dalam UML?

a.      Benda / Things / Objek

Objek merupakan bagian paling statik dari sebuah model yang menjelaskan elemen–elemen lainnya dari sebuah konsep.

b.      Hubungan / Relationship

Ada 4 macam hubungan dalam penggunaan UML, yaitu :

• Dependency, hubungan semantik antara dua objek yang mana sebuah objek berubah mengakibatkan objek satunya akan berubah pula. 
• Association, hubungan antar benda secara struktural yang terhubung diantara objek dalam kesatuan objek. 
• Generalizations, hubungan khusus dalam objek anak yang menggantikan objek induk dan memberikan pengaruhnya dalam hal struktur dan tingkah lakunya kepada objek induk.
• Realizations, hubungan semantik antarpengelompokkan yang menjamin adanya ikatan diantaranya yang  diantara interface dan kelas atau elements, serta antara use cases dan collaborations.

c.       Bagan atau Diagrams

Diagram adalah yang menggambarkan permasalahan maupun solusi dari permasalahan suatu model.

4.        Jelaskan diagram apa saja yang ada pada  UML?

• Diagram Use Case, menggambarkan apa saja aktifitas yang dilakukan oleh suatu sistem dari sudut pandang pengamatan luar.
• Diagram Class, memberikan pandangan secara luas dari suatu sistem dengan menunjukan kelas-kelasnya dan hubungan mereka.
• Diagram Package dan Object,merupakan kumpulan elemen – elemen logika UML yang bertujuan untuk mengelompokkan Diagram class yang lebih kompleks.
• Diagram Sequence, merupakan salah satu diagram Interaction yang menjelaskan bagaimana suatu operasi itu dilakukan yang diatur berdasarkan waktu.
• Diagram Collaboration juga merupakan diagram Interaction berfungsi membawa informasi yang sama dengan diagram Sequence, tetapi lebih memusatkan atau memfokuskan pada kegiatan obyek dari waktu informasi itu dikirimkan.
• Diagram State Chart merupakan indikator yang menunjukan kemungkinan dari keadaan obyek dan proses yang menyebabkan perubahan pada keadaannya.
• Diagram Activity, menunjukkan bagaimana aktifitas – aktifitas tersebut bergantung satu sama lain. dan berfokus pada aktifitas – aktifitas yang terjadi yang terkait dalam suatu proses tunggal.
• Diagram Component adalah sebuah kode – kode modul yang merupakan fisik sebenarnya dari diagram Class.
• Diagram Deployment menerangkan bahwa konfigurasi fisik software dan hardware.

PIMPINAN DAN KOMUNIKASI

Pimpinan adalah sebuah jabatan atau istilah panggilan pemegang kekuasaan dalam suatu kelompok organisasi formal maupun nonformal bagi para anggota terpimpin.

Herbert T. mengemukakan bahwa “Komunikasi adalah proses mentrasfer pengetahuan atau makna untuk mencapai tujuan tertentu.”

A.      Pentingnya Komunikasi

Masalah komunikasi ini adalah inherent (melekat) terhadap kebutuhan manusia.  Rasanya tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang lain.  Semikian pula halnya pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sumber kehidupannya. Seperti dinyatakan, komunikasi merupakan “Darah sebagai sumber kehidupan” bagi setiap organisasi dan merupakan kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang.  Dikatakannya bahwa komunikasi ini sangat penting, sehingga bila tidak ada komunikasi maka organisasi itu tidak akan berfungsi.  Adapun bentuk organisasi itu, sosial, bisnis, profit atau non profit selalu ada komunikasi antara individu di dalamnya dan antar organisasi saling menukar informasi, ide, rencana, usul, koordinasi untuk membuat keputusan.

Jalur komunikasi internal yaitu komunikasi di dalam organisasi, sangat penting untuk kelancaran jalannya roda organisasi.  Komunikasi internal dapat memotivasi para pegawai di dalam organisasi agar bekerja lebih efisien.  Mereka memerlukan informasi yang tepat, menerima kejelasan tugas dan pengarahan dan mereka juga memerlukan kejelasan tujuan organisasi, prosedur, dan penyelesaian masalah.

Sedangkan komunikasi eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang lain di luar organisasi, seperrti relasi, langganan, konsumen atau dengan masyarakat pada umumnya.  Komunikasi eksternal ini mempunyai daya jangkau jarak jauh, yang akan membentuk good will (nama baik), dan membentuk imajinasi reputasi baik dihat masyarakat. Reputasi bagi sebuah organisasi dapat berbentuk dengan mengadakan komunikasi secara terus menerus dengan masyarakat, melalui berbagai cara dan kegiatan, seperti promosi di berbagai media, menyebarkan pamphlet dan sebagainya.

B.       Unsur-Unsur Dalam Komunikasi

1. Komunikator (pengirim berita) : Sebagai pengirim berita atau pesan, komunikator harus berusaha mengemukakan hal-hal yang terkandung dalam pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita, sehingga komunikan mudah dan cepat untuk memahami dan menaggapinya.

2. Menyampaikan berita : Dalam menyampaikan berita atau pesan, komunikator harus memperhatikan dengan siapa atau kepada siapa pesan itu disampaikan. Penyampaian berita atau pesan sudah harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman pihak penerima berita.

3.   Berita-berita yang disampaikna : Isi berita atau pesan harus jelas, sehingga apa yang dimaksud oleh pengirim berita dapat diterima oleh pihak penerima berita. Berita atau pesan dapat disampaikan dalam berbagai bentuk, seperti perintah, permintaan, pendapat, saran atau usul, dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan/gambar/kode dan lain-lain.

4.    Komunikan (penerima berita) : Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna.

5.    Efek (reaksi atau tanggapan) : Efek atau tanggapan yang diberikan oleh pihak penerima berita disebut respon atau umpan balik. Dengan adanya tanggapan dari pihak penerima berita maka komunikator akan dapat mengetahui apakah berita yang dikirim tersebut sampai dan dimengerti atau tidak oleh pihak komunikan. Dengan adanya respon atau feed back  dari pihak komunikan maka akan terjadi proses komunikasi dua arah yang dikenal dengan sebutan “two wayscommunication.” 

C.      Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi

1.    Strategi Menciptakan Komunikasi Yang Efektif Antar Anggota

Komunikasi yang baik tentunya didukung oleh hubungan sosial yang baik, menurut Dale Carniage, dalam bukunya Bagaimana Mencari Kawan dan Mempengaruhi Orang lain, menyatakan bahwa tak seorang pun yang suka diperintah, penggunaan bahasa tentunya mempengaruhi komunikasi nonverbal antara hubungan manusia, penggunaan pertanyaan lebih baik daripada perintah, memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengerjakan sendiri segala sesuatunya dan membiarkan mereka melakukan pekerjaannya dengan belajar dari kesalahan membuat orang mudah memperbaiki kesalahannya. Teknik seperti itu mampu menyelamatkan rasa bangga seseorang dan memberinya perasaan penting, dan cara itu mendorong semangat kerja sama dan kreativitas setiap individu. Dengan mengajukan pertanyaan, bukan perintah langsung, memberikan rasa keterbukaan antar anggota atau ketua dengan anggota yang saling menghargai sebagai rekan kerja bukan sebagai atasan atau bawahan.

Di dalam komunikasi yang efektif ada sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan bagian dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Setiap  manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim atau organisasi.

Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah audible, bagaimana seseorang mampu mendengarkan pesan yang disampaikan dan dapat dimengerti, apabila empati adalah seseorang harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. Dalam suatu organisasi tentunya banyak informsi yang perlu disampaikan maka dengan menggunakan berbagai media, seperti media elektronik akan membantu efektifitas komunikasi.

Kejelasan atau clarity dalam memberikan informasi tentunya sangat mempengaruh efektifitas berjalannya komunikasi. Ketika suatu informasi disampaikan tidak jelas maka akan menimbulkan berbagai macam penafsiran, atau mungkin akan salah ditafsirkan, dimana ketika seseorang salah menafsirkan informasi disebabkan informasi yang tidak jelas, tentunya akan menghambat jalannya program kerja organisasi tersebut, atau dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota organisasi. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme anggota organisasi.

Untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan rasa rendah hati (humble), sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Yang pada intinya antara lain, sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Apabila setiap anggota organisasi memiliki sikap kerendahan hati, maka pribadinya akan menjadi komunikator yang baik, dimana ia mau mendengar, menghargai, dan menerima kritik. Seorang pemimpin tentunya harus memiliki kerendahan hati, tanpa menggunakan segala kewenangannya atau bersikap egois. Pemimpin yang rendah hati akan menjadi tauladan yang baik bagi para anggotanya. Apabila seorang pemimpin menjadi tauladan bagi anggotanya, maka setiap anggota akan merasa dihargai oleh pemimpinnya, dengan begitu komunikasi antara anggota dengan ketua akan lebih terbuka.

Komunikasi yang efektif didukung oleh ketepatan waktu setiap anggota organisasi dalam menjalankan komunikasi tersebut. Seperti dalam rapat, ketepatan waktu dalam kehadiran setiap anggota akan membantu efektifitas komunikasi. Dalam penerapannya masih banyak anggota yang tidak tepat waktu dalam menghadiri rapat. Maka dengan memberikan reward dan punishment akan membantu meningkatkan kesadaran anggota untuk lebih memperhatikan waktu. Reward merupakan salah satu alat untuk peningkatan motivasi para anggota organisasi. Cara ini bisa meng-asosiasi-kan perbuatan dan kelakuan seseorang dengan perasaan bahagia, senang, dan biasanya akan membuat mereka melakukan suatu perbuatan yang baik secara berulang-ulang. Selain motivasi, reward juga bertujuan agar seseorang menjadi giat lagi usahanya untuk memperbaiki atau meningkatkan prestasi yang telah dapat dicapainya. Sebaliknya punshiment dapat  diartikan sebagai hukuman atau sanksi. Jika reward merupakan bentuk doronngan  yang positif, maka punishment sebagai bentuk dorongan yang negatif, tetapi kalau diberikan secara tepat dan bijak bisa menjadi alat motivasi.

            2.    Strategi Menciptakan Keterbukaan Antar Anggota Organisasi

Organisasi dapat berkembang ketika setiap anggotanya memiliki sikap terbuka antar satu sama lain. Keterbukaan antar anggota organisasi dapat membantu dalam memecahkan masalah-masalah pada organisasi tersebut. Iklim komunikasi yang penuh persaudaraan mendorong para anggota organisasi berkomunikasi secara terbuka, rileks dan ramah-tamah dengan anggota yang lain. Sedangkan iklim yang negative menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi secara terbuka. Iklim dapat ditandai dengan gabungan-gabungan yang berberda dari pengaruh komunikasi, seperti perasaan acuh tak acuh, keikutsertaan, bermusuhan, bertahan, pemikiran positif dan negative beberapa hal tersebut memberikan pengaruh terhadap iklim komunikasi. Iklim komunikasi yang positive tentunya membantu para anggota untuk terbuka satu sama lainnya dalam menyampaikan segala masalah baik itu menyangkut masalah organsisai, atau pribadi. Sebaliknya iklim negative akan membuat ketidaknyamanan para anggota organisasi untuk saling terbuka dalam menyampaikan masalah organisasi atau masalah pribadi.

Watak anggota organisasi yang berbeda-beda tentunya mempengaruhi komunikasi dalam organiasi tersebut. Orang yang cenderung verbal dia akan mengutarakan segala masalahnya terhadap rekan kerja atau anggota organisasi, sebaliknya orang yang nonverbal, dia tidak mudah untuk menyampaikan masalahnya baik masalah organisasi atau masalah pribadinya, maka sikap saling pengertian antar anggota sangat diperlukan, dimana anggota yang condong berkomunikasi verbal lebih aktif dalam mengkomunikasikan masalahnya dan melakukan pendekatan secara pribadi kepada anggota yang berkomunikasi secara nonverbal tanpa harus menunggu orang tersebut mengutarakan masalahnya.